Verktyg för hälsa och balans på jobbet

Vad kan du som chef göra för att dina medarbetare ska ha en hälsosam arbetssituation?

Pandemin har inneburit stora utmaningar för arbetslivet och företag som vill arbeta för sina anställdas hälsa. Antalet sjukfall ökade kraftigt under pandemiåret 2020 men det totala antalet ersatta sjukskrivningsdagar från sjukförsäkringen var i stort sett oförändrat jämfört med året innan (Försäkringskassan, 2021).

Företag lägger alltmer pengar på hälsoinvesteringar i hopp om mindre personalomsättning och friskare medarbetare som presterar bättre på jobbet.

Vilka är egentligen de mest påtagliga, hälsorelaterade svårigheterna på våra arbetsplatser idag, som du som chef kan bidra till att lösa? Det finns yttre faktorer och det finns inre faktorer. En stor del av de yttre faktorerna handlar om krav från chefen och organisationen. En annan stor del är saker runtomkring varje medarbetare som tar fokus från det som egentligen ska göras. Återkommande avbrott som att telefonen ringer eller att någon ber dig svara på en fråga, mail som behöver besvaras, onödiga möten, uppifrån kommande nya önskemål eller krav som läggs på steg för steg till en kalender som redan är full. Detta påverkar den upplevda arbetsbelastningen.

Sedan tillkommer inre faktorer såsom egna prestationsförväntningar, dåligt samvete, noggrannhet, viljan att vara till lags och att vara omtyckt. Dessa inre faktorer utövar en press på medarbetaren som påverkar hanteringen av arbetsvardagen. För att på ett konstruktivt sätt bemöta dessa yttre och inre krav finns det tre nyckelfaktorer jag vill framhålla, som du som chef kan bidra med att etablera i din organisation; självmonitorering, flaggningsplikt och åtgärdsplikt.

Självmonitorering

För att arbetsplatsen ska vara effektiv krävs att medarbetarna har en kännedom om var de står, vad de tänker, känner och vill. Genom att som chef på arbetsplatsen uppmuntra en kultur där det finns tid för medarbetarna att följa sitt mentala och känslomässiga nuläge, skapas förutsättningar för mer tydliga och insiktsfulla medarbetare. Det kan vara genom individuell tid för reflektion, speglande samtal kollegor emellan, mer frekventa en-till-en samtal mellan chef och medarbetare eller genom att erbjuda regelbunden extern coaching, där medarbetarna får tid att formulera sig och fundera över sina utmaningar. Vinsten för organisationen blir att mindre tid läggs på oro kring vad som har gjorts, vad som görs eller vad som ska göras framöver. Kommunikationen mellan medarbetare blir hjälpt av att de enskilda medarbetarna tänker och agerar klarare mot varandra så att missförstånd och konflikter kan undvikas och man kan enas kring mål för verksamheten. Medarbetarna blir mer mentalt skärpta och kan bättre fokusera på det som leder organisationen framåt.

Flaggningsplikt

När medarbetaren inte har förstått helt vad som ska göras, tycker att en uppgift inte leder mot målet eller att den är ineffektiv eller att arbetsbördan är för stor, då är det viktigt att flagga för det så snabbt som möjligt så att chefen kan agera. Detta är ett medarbetaransvar som tydligt ska framgå.

Åtgärdsplikt

Chefen har ett ansvar när en flaggning har gjorts att värdera; ska situationen fortsätta som tidigare och med vilken motivering? Eller ska medarbetaren prioritera på annat sätt, använda en annan metod eller behövs en förstärkning av resurser? Ju fortare chefen får situationen till sig, desto bättre förutsättningar för ett bra beslut i frågan.

Chefens övriga verktyg

När medarbetaren har det besvärligt och upplever att det inte går enligt plan har du som chef en viktig funktion, nämligen att vara ett stöd. Många chefer blir själva oroliga och funderar över vilka styrmedel som finns för att "rätta" till situationen så att medarbetaren levererar det som krävs. Men många gånger är det något helt annat som har effekt, nämligen att medarbetaren upplever sig sedd i sin ansträngning, sin förmåga och sitt sätt att hantera en situation. En signal från chefen som visar tillit och tilltro till att medarbetaren nästa gång klarar av situationen på ett bra sätt.

Vid alltför stor arbetsbelastning, som medarbetaren med ord eller via sitt stressade beteende signalerar, är det bra om du som chef snabbt kliver fram och hjälper till att sortera bland medarbetarens arbetsuppgifter. Många gånger kan du som chef inte exakt veta vad medarbetaren gör utan det viktiga då är att med hjälp av coachande samtal komma fram till en tydlig bild av vilka alternativa vägar framåt som finns. Det innefattar att få en tydlig bild av nuläge, önskat läge, vilka risker och möjligheter som finns och vad fokus framåt ska vara och vilka uppgifter som ska prioriteras.

Det är vanligt med medarbetare som inte upplever att deras kompetens tas till vara. Risken om den upplevelsen fortlöper är att det påverkar måendet och prestationen hos medarbetaren. Kompetens och autonomi är något som vi människor strävar efter att uppnå på olika områden ända sedan barnsben. Det ger oss en känsla av att klara av en situation. Det stärker oss i vår identitet. Hur kan du som chef då bidra till att medarbetaren upplever sig som autonom och kompetent?

En bra grundprincip är att bolla tillbaka ansvaret för problemlösning till medarbetaren. Lyssna gärna och fråga om medarbetarens tankar kring att lösa ett problem, bistå vid behov med egna tankar men gör inte jobbet och erbjud inte en färdig lösning. Genom att lösa situationer som medarbetaren kommer till dig med så riskerar du att bygga in en hjälpfunktion i din roll som chef, där du istället kan skapa en känsla av kompetens hos medarbetaren.

Medarbetaren behöver för att fungera optimalt få till en balans på olika områden, här följer några exempel, där du som chef behöver vara med och värdera hur väl balansen fungerar:

• Metodiskt arbeta mot långsiktiga mål kontra kortsiktigt lösa organisatoriska situationer av mindre betydelse

• Tid för fokuserat ensamarbete kontra tid för stimulerande möten med kollegor

• Krav och utmaningar som engagerar och motiverar kontra tid för reflektion och återhämtning

• Fullgöra ett gott arbete kontra ha ett meningsfullt privatliv

För medarbetarna blir ibland pressen för stor eller uppgifterna glider längre och längre ifrån de fastställda målen och kärnverksamheten. Då är du som chef hjälpt av ovanstående tips och verktyg. Resultatet blir en organisation där medarbetarna kan vara effektiva utan att ta ut sig så mycket att det resulterar i sjukdom. Då kan man uppnå en organisation där chefen bryr sig om sina medarbetare och medarbetarna om varandra. En organisation där man ser varandras styrkor och förmågor samt respekterar varandras gränser, för att lyckas så bra som möjligt med det gemensamma uppdraget.