Hur många arbetsgrupper har du varit med i där huvudfokus ligger på vad som ska utföras, själva uppgiften?
Hur många arbetsgrupper har du varit med i som fokuserar på hur uppgiften utförs, det vill säga metoden eller processen ni använder för att genomföra uppgiften?
Team debriefs
Många team ägnar mycket fokus åt den “yttre” delen, uppgiften, utan att uppnå ökad effektivitet. Forskningen på arbetsgruppers effektivitet och samarbete är tydlig med att det finns mycket att vinna på att ägna sig mer åt den “inre” delen av teamets arbete, den del som handlar om processen och samarbetet. Det finns en metod för detta som kallas team debrief. Det är en systematisk metod för reflektion, diskussion och målformulering som syftar till att främja erfarenhetsbaserat lärande. En metastudie visar att prestationen kan öka så mycket som med 20-25% med väl genomförda debriefs, även kallat after-action reviews.
Arbetsfas och reflektionsfas
Metoden passar in i något som redan är naturligt för de flesta grupper. Det har visat sig att arbetsgrupper har en naturlig rytm som pendlar mellan arbetsfas och reflektionsfas. När gruppen har varit en viss tid i arbetsfas så stannar den av, saktar in och går in i reflektionsmodus. Problemet är att många team inte är bekväma i den situationen och många teamledare saknar kunskapen om hur viktig denna fas är för vidareutveckling av gruppen, det erfarenhetsbaserade lärandet och senare resultatet.
I reflektionsfasen tittar man bakåt och lär av tidigare erfarenheter samt optimerar planeringen framåt. Mycket forskning har gjorts på vilka faktorer som främjar gruppens samarbete. En viktig del är att i diskussionen med varandra utveckla gemensamma mentala modeller av det som görs i gruppen, så att samarbetet därmed flyter smidigare med hjälp av ökad förståelse för egna och gruppgemensamma behov som för arbetet framåt. Här följer exempel på fyra delar som anses påverka effektiviteten i hög grad:
Information (söka fakta utifrån rätt källor, ge information i rätt tid till rätt person, återkommande uppdateringar)
Kommunikation (fokus på ämnet samt tydlighet i tal och skrift)
Initiativ och ledarskap (prioritera, vägleda, komma med idéer, instruera varandra)
Stöd (kunna ge, ta och be om hjälp vid behov, upptäcka felaktigheter och korrigera dem, kunna ta emot korrigeringar)
Ett exempel på en “inre” process som man kan jobba med i en arbetsgrupp är huruvida gruppens medlemmar argumenterar eller undersöker i kommunikationen. Argumenterande handlar om att i gruppen föra fram egna tankar, åsikter och känslor medan undersökande består av att visa nyfikenhet och ställa frågor kring andras tankar, åsikter och känslor. En grupps dynamik kan då avläsas genom att se hur de enskilda gruppmedlemmarna kommunicerar i en matris. Att ha en god balans är viktigt, så att egna bidrag förs fram i gruppen, likväl som att medlemmarna intresserar sig för andras bidrag. Kreativiteten och positiviteten blir högre i en balanserad grupp. Dessutom blir beslutsunderlaget bättre.
Balanserad kommunikation
En annan viktig faktor att balansera är kommunikationen inom gruppen och det som berör andra utanför gruppen, exempelvis om företagets övriga avdelningar, kunden eller annan tredje part. Att kommunicera kring hur arbetet i den egna gruppen påverkar andra tydliggör mål och mening med gruppen i ett större sammanhang. Genom att uppnå hög delaktighet utifrån ett genuint intresse för andra teammedlemmars kunskap och erfarenhet, tillvaratas teamets kunskap. Om det dessutom sker på ett prestigelöst sätt, med en trevlig och omtänksam samtalston, ökar tilliten och tryggheten i teamet, vilket stärker sammanhållningen och lojaliteten.
Hur ser det ut i ditt team? Avsätter ni tid för reflektion och utveckling av ert sätt att arbeta eller läggs all tid på själva uppgiften? Tänk då på att det finns mycket att vinna i form av ökad effektivitet om ni genomför regelbundna team debriefs.
Är du intresserad av olika övningar för att stimulera till deltagande, diskussion och reflektion hos grupper? Titta på dessa tips
