Vilka nya färdigheter krävs för att lyckas som ledare idag? Finns det några chefsbeteenden som tidigare var viktiga men som idag rentav är kontraproduktiva? Dessa frågor stöter jag återkommande på i mina möten med chefer, och vi ser liknande frågeställningar i media, via inlägg, debattartiklar och böcker i ämnet. Jag skulle vilja svara genom att kort beskriva förutsättningarna för många medarbetare i dagens arbetsliv.
Tjänstesektorn har växt under många år och numera arbetar tre av fyra svenskar inom denna sektor enligt SCB. Det ryms olika sorters jobb inom området, med det gemensamt att någon form av tjänst erbjuds till en mottagare, ofta kallad kund. Det rör sig om servicetjänster, handel, sjukvård eller kunskap av olika slag. Dessa tjänster fyller i sig själva ett behov; ett VAD, men tillsammans med tjänsterna följer även en förmedling av tjänsterna; ett HUR.
”Hur” handlar om på vilket sätt tjänsterna förmedlas och det innefattar till stor del kommunikation. Kommunikationen bör för att vara framgångsrik leda till att kunden känner förtroende. Då allt fler verksamheter har någon form av kund i fokus ställs högre krav på kommunikativa förmågor. Den kommunikativa förmågan är en nyckelkompetens även internt, då fungerande samarbeten mellan medarbetare sparar tid och pengar, genererar bättre idéer och förmår höja engagemanget som borgar för högre produktivitet. Bra samarbete ökar också trivseln, vilket leder till att färre medarbetare söker sig till andra verksamheter eller blir sjukskrivna.
Direktivt och faciliterande ledarskap
Chefernas behöver ge direktiv och vara faciliterande. Det direktiva förhållningssättet är hierarkiskt och handlar om att vara tydlig med organisatoriska ramar, regler, förväntningar och mål medan det faciliterande förhållningssättet sker mer på samma höjd som medarbetaren och handlar om att i dialog lösa problem och utforska vilka möjligheter som finns i en given situation. Det direktiva förhållningssättet handlar om uppgiftsfokus. Det faciliterande förhållningssättet om relationsfokus.
Det faciliterande förhållningssättet har blivit allt mer avgörande för framgång, då medarbetaren jämfört med chefen ofta har lika mycket eller mer kunskap om det som görs och då har behov av ett bollplank snarare än en experts riktlinjer.
Chefen bör ha en nyfiken attityd, intressera sig för vad medarbetaren gör, stödja medarbetaren i svåra situationer samt hjälpa till med löpande prioritering eftersom situationen ständigt ändras. En frekvent och öppen dialog ökar tryggheten, tilliten och motivationen hos medarbetaren. Det ger också utrymme för medarbetarens kritiska synpunkter, då medarbetaren med ökad tillit vågar ta upp tankar som går emot chefens. Att tillåta kritiska synpunkter ökar sannolikheten för att beslut som tas är adekvata utifrån verksamhetens behov.
Individuella mål sätts ofta på årsbasis och följs upp vid årsvisa och i vissa fall halvårsvisa samtal mellan medarbetare och chef. Däremellan hålls möten, mer eller mindre frekvent för att stämma av gemensamma projekt och samordna arbeten som går in i varandra och som kräver kommunikation. Möten hålls också för att dela information om vad som görs och vad som borde göras. Men mycket av arbetet som utförs planeras, genomförs och följs upp av medarbetaren själv.
Fem nyckelord i faciliterande ledarskap
Hur ser chefen då till att den självgående medarbetaren har optimala förutsättningar för att utföra sitt jobb? Vad behöver medarbetaren? Det ser helt olika ut beroende på vem medarbetaren är, vilken förmåga hen har att ta in information om övergripande mål och möjligheter för verksamheten och koppla det till sin egen aktivitet. Mitt svar på frågan sammanfattar jag med begreppen allians, attityd, autonomi, ansträngning och aktivitet.
Allians
Alliansen mellan verksamhetens och medarbetarens grundtankar och värderingar är avgörande eftersom vi vet att brister på det området innebär tappat engagemang och bristande hängivenhet för arbetet. Den stolthet medarbetaren känner som verkligen tror på verksamhetens nytta för omvärlden och ser den egna nyttan för verksamheten bidrar till en stark lojalitet och ansvarsvilja. När villkoren gång på gång förändras är det extra viktigt att återkommande säkra att alliansen finns där.
Attityd
Genom att främja en attityd, som stimulerar eget ansvar och eget lärande (se Carol
Dwecks begrepp Growth Mindset) och som ökar gruppens och verksamhetens lärande, stärker chefen medarbetarens konstruktiva förhållningssätt. Det kan exempelvis handla om optimism, öppenhet och intresse för kollegors tankar och idéer. Men också om konstruktiv hantering av hinder, kritik och motgångar.
Autonomi
Det är varken kunskapsledning eller expertledning som är i fokus för dagens chefer, utan det handlar snarare om att skapa förutsättningar för medarbetaren att verka autonomt, d v s att i ett föränderligt arbetsliv veta vad som ska göras, hur det ska göras och att ha en egen, inre motivation för att göra det. Chefen har mycket att vinna på att etablera tillit så att medarbetaren inte tvekar om att flagga när svårigheter dyker upp. Vidare att genom faciliterande förhållningssätt hjälpa medarbetaren att sortera och prioritera snarare än att styra själva uppgiften. Läs mer om hur autonomi stärker motivation (Self Determination Theory).
Ansträngning
Att som chef bygga en kultur som främjar ansträngning och en vilja att vara till nytta. Prestation handlar inte bara om uppfyllda KPI:er, det handlar också om att på andra sätt bidra till verksamhetens utveckling, att förmå bygga vidare på andras idéer och tankar, att vara hjälpsam och konstruktiv i det dagliga arbetet. Alltså en ansträngning som inte alltid syns i mätbara termer. Fokus på process och inte bara på resultat har används många år inom idrottspsykologi exempelvis. Angela Duckworth har forskat på betydelsen av ansträngning och uthållighet för att uppnå långsiktiga mål
Aktivitet
Slutligen ska alla förmågor och färdigheter leda till aktivitet. Medarbetaren kan få hjälp att styra undan distraktioner, främja fokus och flow i arbetet genom att chefen tar reda på vilka saker som stör eller tynger medarbetaren. Det är också viktigt att bidra till god balans i vardagen mellan krav hemifrån, från jobbet och inifrån medarbetaren själv, saker som riskerar att sänka medarbetarens energi och minska aktiviteten.
Ser vi på dessa fem begrepp tillsammans, så blir det tydligt att ledarskap idag handlar om kommunikation och relationer. Denna kunskap handlar mycket om att som chef ha självinsikt; känna sig själv, sina svårigheter och styrkor samt självutsikt; veta hur andra påverkas av en och att lära sig att kommunicera optimalt utifrån förutsättningarna.