Är ledningsgruppen i din organisation bra? Om nej, hur vet du att den inte är det? Om ja, hur vet du att den är det?
Mindre organisationer har på sin höjd en ledningsgrupp. Större kan ha väldigt många, för olika avdelningar och/eller affärsområden. Men hur ska en ledningsgrupp vara för att tjäna sitt syfte så optimalt som möjligt? Självklart en svår fråga, men jag ska försöka beskriva det genom att utgå ifrån ett antal studier av ledningsgrupper från 80-talet och framåt.
Vilka delar behövs för en effektiv ledningsgrupp?
Vad säger egentligen forskningen? Jag följer och inspireras av Bang & Midelfarts kategorisering i fyra olika faktorer, som inverkar på ledningsgruppens effektivitet:
Grundläggande förutsättningar
Stabila karakteristika såsom tydlighet gällande mål och syfte, utförande av lämpliga uppgifter, en bra gruppsammansättning, en bra gruppstorlek utifrån syftet samt olika former av belöningar.
Processer
Uppgiftsprocesser och interpersonella processer. Hur ledningsgruppen arbetar (hantering av mål, kommunikation, uppgiftsrelaterade- samt relationsrelaterade motsättningar, externa relationer, lärande i gruppen).
Gruppsammanhållning och hållbarhet
Avgör gruppens kraft och stabilitet. Kognitiva, emotionella och motivationsbaserade tillstånd som uppstår av gruppens samspel. Det handlar om psykologisk trygghet, grupplojalitet samt gruppens beteendenormer. En stark sammanhållning kan trygga framtida organisationsvärden. När medlemmarna känner att de vågar ta risken att öppna sig för varandra, ökar sannolikheten för goda beslut i och med att olika sidor av en fråga blir belysta. Att våga ifrågasätta, att våga ställa ”dumma” frågor, att våga erkänna fel och misstag, att våga tänka utanför boxen – bidrar till bättre beslut och ett ökat lärande i ledningsgruppen.
Att etablera funktionella beteendenormer, ökar effektiviteten i gruppen och gör att man kan värdera när beteenden är oönskade. Det kan handla om vikten av återkommande utvärdering, att höra varandras synpunkter, att inte avbryta varandra, att respektera oliktänkande, vara genuint nyfikna på varandra eller annat som stärker samarbetet.
Output
Output eller resultat kan uttryckas som tre delar; Det, Jag, Vi.
Att uppgiftsmålen, värdet för organisationen (det) uppfylls, att individen (jag) i gruppen utvecklas och mår bra samt att gruppen (vi) är funktionell, stabil och hållbar. En individ som kan få emotionellt stöd i ledningsgruppen, som trivs där, får ökad energi och motivation och gör därmed ett bättre jobb. En stabil ledningsgrupp, där det finns tillit och trygghet, kan lättare dela information och erfarenheter med varandra och på så sätt uppnå ett bättre resultat.
Vad gör ledningsgruppen?
Ett team kan definieras som en grupp som har ett gemensamt mål, som de är beroende av varandra för att uppnå. En ledningsgrupp är ett team, som finns för att generera värde för sin organisation. Den används för att övervaka och leda en verksamhet i önskad riktning. Den fattar beslut, löser organisatoriska problem, koordinerar uppgifter och processer inom organisationen, bidrar till informationsutbyte inom ledningsgruppen och utåt mot övriga organisationen.
Ledningsgruppen sätter strategier för organisationen, men hanterar också frågor som uppkommer löpande ute i organisationen. Man konsulterar varandra och för diskussioner kring utmaningar och nyckelfrågor. I ledningsgruppen informerar man varandra och försöker se till att processer följs, beslut efterlevs samt att olika enheter inom organisationen samarbetar med varandra.
5 nyckelbeteenden
Här följer några exempel på beteenden som har visat sig centrala för ledningsgruppens effektivitet:
Tydliga möten
Vad ska gruppen avhandla och vad förväntas man uppnå? Är det information, diskussion eller beslutsfattande? Det underlättar med en tydlig mötesagenda men det är också viktigt att varje punkt som tas upp värderas utifrån syfte. Ansvaret ligger hos var och en, att tänka på gruppen och nyttan med vad som sägs och görs.
Fokuserad kommunikation
Uppmärksamheten hålls riktad mot uppgiften och målrelaterade frågor. Avsteg undviks i möjligaste mån och diskussioner sammanfattas och konkluderas. För många avsteg kopplas till både ineffektivitet och frustration hos ledningsgrupper. Vissa fenomen kan uppstå kopplat till detta;
-information queuing (där man samlar på sig och väntar på att komma med sina åsikter kring ett givet ämne)
-topic jumping (där nya ämnen uppstår innan det första ämnet blivit ordentligt avhandlat)
-solution jumping (lösningar föreslås innan ämnet hunnit diskuteras tillräckligt).
Konstruktiv hantering av sak- och personkonflikt
Det är bra att uppmuntra oliktänkande och stretcha på vikten av att vara samstämmig i sak. Det innebär att en viss grad av motsättningar i sak är bra för effektiviteten. Däremot är det viktigt att inte den personliga relationen utsätts för motsättningar. Så moderat konflikt i sak kombinerat med låg nivå av personkonflikt är idealiskt.
Lärande
Kontinuerlig utvärdering, fokus på att lära av fel och misstag samt en genuin vilja att lära. Det innebär en hållning där teamet är berett att ändra på saker som inte visat sig fungera. AAR (After Action Reviews) och Psykologisk trygghet i teamet är två viktiga komponenter som möjliggör lärande.
Kommunikation med övriga organisationen
För att fungera optimalt och säkerställa måluppfyllelse krävs goda relationer med organisationen utanför ledningsgruppen. Det är viktigt att samla information som är nödvändig för att uppnå befintliga mål. Det kan handla om att inventera risker, hot, möjligheter eller helt enkelt att säkra högkvalitativa beslut. Det är också viktigt att informera om beslut, koordinera dem och söka stöd hos olika parter för att implementera besluten.
Smittoeffekten av en välfungerande ledningsgrupp
Efter mer än tjugo års arbete med utveckling och handledning av ledningsgrupper har jag sett ett antal icke-fungerande grupper, som aktivt motarbetat varandra och sitt syfte. Men jag har sett långt flera, som brinner för sitt arbete och som vill få ut det mesta av sig själva och sina kollegor. Men i alla ledningsgrupper, utan undantag, har det funnits förbättringspotential och det är där i gränsområdet mellan upptrampade stigar och ny mark jag vill fokusera uppmärksamheten.
Ledningsgruppen, till skillnad från andra grupper i organisationen, representerar helheten, så det är särskilt viktigt att den fungerar på topp. Föreställ dig vad en riktigt välfungerande ledningsgrupp kan åstadkomma. Föreställ dig möjligheten den har att agera förebild för organisationen den verkar i och för.
En konstruktiv ledningsgrupp kan skapa en positiv "smittoeffekt" i mötet med andra. Både för att den har många tentakler ute i organisationen men också för att den i kraft av sin status kan göra en massa medarbetare till engagerade följare och kulturbärare.